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Se conformer aux obligations légales et/ou fiscales

Tout ce que vous devez savoir sur les notes de frais

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Vous entendez souvent l’expression « notes de frais » lors de discussions avec vos amis ou vos collègues. Cependant, vous n’êtes pas réellement familier avec cette notion et tout ce qu’elle pourrait impliquer. Peut-être que vous venez d’intégrer l’entreprise dans laquelle vous êtes et c’est la première fois qu’on vous demande de rédiger une note de frais. Cet article a pour but de vous aider à mieux appréhender ce concept grâce à sa définition, la règlementation qui l’encadre ainsi que les procédures qui lui sont associées d’un point de vue salariés.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Par définition, la note de frais est une facture sur laquelle vous faites apparaître l’ensemble des dépenses professionnelles que vous, salarié ou chef d’entreprise, avez engagé dans l’exercice de votre activité.

Donc, c’est un document que vous rédigez afin d’obtenir le remboursement des frais que vous avez avancés.

Vous pouvez, par exemple, y faire figurer des éléments liés aux frais de déplacement, ou encore des frais occasionnés lors de repas au restaurant.

Femme qui fait le compte de ses factures

La règlementation des notes de frais

Afin de pouvoir obtenir un remboursement de la part de votre entreprise, vous avez l’obligation de présenter une fiche de frais. Et vous devez l’accompagner de justificatifs (reçu de restaurant, facture d’abonnement téléphonique ou autre). En effet, ils attesteront de la réalité des dépenses engagées.

Pour ce qui est du temps avant le remboursement des notes de frais, la loi ne prévoit aucun délai particulier. Toutefois, l’entreprise se doit de respecter un délai qualifié de « raisonnable ».

Notez que la plupart des entreprises traite les notes de frais chaque fin de mois. Cela vous permet, en tant que salarié, d’obtenir votre remboursement en même temps que le paiement de votre salaire.

Du côté des modalités de remboursement, cela est propre à chaque employeur. Celui-ci a le choix entre trois solutions :

  • Le remboursement des frais réels grâce à la présentation de justificatifs
  • Le remboursement forfaitaire.
  • Et, le paiement de certains frais par carte bancaire société, carte essence, ou autre. 

En parallèle, une autre modalité existe aussi dans certaines professions comme celles du BTP. Dans ces cas, une déduction forfaitaire peut être appliquée directement sur le salaire.

Les formalités

La procédure d'une note de frais

En résumé, lorsque vous dépensez votre propre argent dans le cadre de votre activité professionnelle, vous devez réunir les justificatifs, comme ceux des frais de repas, qui sont associés à vos dépenses et en faire la synthèse dans une note de frais.

Ensuite, la note de frais et les justificatifs qui l’accompagnent doivent être remis au service comptable, en main propre ou de façon dématérialisée en fonction des habitudes de votre entreprise.

Après quoi, le traitement des notes de frais par le service comptable doit être fait dans un délai jugé raisonnable. Durant cette période, les notes de frais sont contrôlées avant validation. Puis l’entreprise procède à leur remboursement.

Enfin, le remboursement des notes de frais peut se faire soit sur votre bulletin de salaire, soit par l’émission d’un virement direct. Ce choix est propre à chaque entreprise.

Une photo sur un smartphone montrant 2 collègues assis à une table

Comment faire une note de frais ?

La loi ne régissant pas cet aspect, chaque entreprise est libre quant à sa façon de rédiger une note de frais. C’est pourquoi, elles doivent vous fournir un template afin de vous simplifier la tâche et de gagner du temps lors du traitement qui suivra.

En revanche, vous devez obligatoirement y faire figurer les éléments suivants :

  • Le nom du salarié concerné par la dépense
  • La date à laquelle elle a été effectuée
  • Le montant des frais HT
  • La TVA et les différents taux possibles
  • La catégorie de dépense (transport, repas, logement, etc.)
  • Et enfin, la raison de cette dépense.

Bien évidemment, vous fournissez les factures et tout autre justificatif attestant de la réalité des dépenses.

Des informations complémentaires peuvent également être exigées. Cela est notamment vrai pour des frais kilométriques pour lesquels vous devez indiquer :

  • Le nombre de kilomètres parcourus
  • Et les chevaux fiscaux de votre véhicule.

Ceci est également le cas lors d’un repas au restaurant avec des clients; les noms des invités doivent être renseignés.

Simplifiez vous la tâche

Il est vrai que la saisie des notes de frais peut se révéler être une perte de temps pour vous, salariés, puisque vous avez à détailler chacune de vos dépenses les unes après les autres. De plus, la gestion des notes de frais est fastidieuse et surtout très chronophage.

L’une des difficultés rencontrées réside dans la conservation des justificatifs, qui peut être problématique :

  • Perte de votre justificatif,
  • Ou encore, l’effacement de certains documents au fil du temps.

Actuellement, des solutions digitales comme N2F vous permettent de gagner du temps sur ces tâches à faible valeur ajoutée. Cette application fait de la saisie de vos notes de frais un jeu d’enfant.

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InovaGès, votre centre de compétences Sage

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Depuis 2006, étant Centre de Compétences SAGE, nous vous apportons notre expertise en logiciels de gestion et solutions informatiques. Ainsi, notre activité est de vous permettre de vous consacrer intégralement à votre cœur de métier.

Sage BI Reporting

Depuis le 31 décembre 2019, l’éditeur SAGE a arrêté la maintenance de ses Editions Pilotées. De ce fait, toutes les mises à jour d’OS ou Windows Update, les modifications de la base de données ou nouvelle version SQL Server faites à partir du 1er janvier 2020 peuvent altérer, voire interrompre, le fonctionnement des Editions Pilotées. Aujourd’hui, elles sont donc remplacées par l’outil SAGE BI Reporting.

Cette solution fournit des tableaux de bord pertinents, personnalisables en temps réel et partageable d’un simple clic. Cet outil vous aide à vous orienter dans vos choix stratégiques, à faire preuve de réactivité face aux imprévus et à prévenir des risques.

BI Reporting en quelques mots :

tableau excel avec logo

100% Excel.

petite fille devant un pc

Performant et simple d’utilisation.

femme devant un ordinateur s'étirant les bras

Interface ergonomique.

ordinateur présentant 4 graphiques

Permet la visualisation graphique.

un homme interroge ses collaborateurs

Interrogation en temps réel.

feuille excel avec un cadena

Consultation des tableaux de bord en toute sécurité.

La dématérialisation

La dématérialisation en entreprise consiste à remplacer les processus et les supports d’informations qui jusqu’alors étaient sous forme matérielle (exemple : papier), par leur forme numérique. Ce qui vous permet d’abandonner le papier et de tout retrouver sur votre ordinateur.

D’une part, la dématérialisation a un impact positif sur l’environnement et d’autre part, elle fluidifie et simplifie vos processus, vous faisant ainsi économiser du temps.

La dématérialisation des Ressources Humaines

Comme vous le savez, depuis le 1er janvier 2017, la Loi Travail El Khomri incite les entreprises à favoriser la digitalisation de leur processus RH. Ce qui signifie qu’aujourd’hui, la dématérialisation des bulletins de paie est considérée par défaut, comme étant acceptée par le salarié.

De plus, ces dernières années les Ressources Humaines ont connu un véritable tournant digital avec l’arrivée de nombreux outils de dématérialisation. C’est pour cela que nous commercialisons l’offre 100% cloud de l’éditeur SAGE, afin de vous accompagner au mieux dans votre transformation vers le « tout digital ».

En choisissant l’offre SAGE pour la dématérialisation de vos bulletins de paie et de vos documents RH vous bénéficierez de :

enveloppes et timbre

30% d’économie sur le coût de production et l’affranchissement des bulletins.

sélection virtuelle avec le doigt

25% de gain en productivité RH.

transfert électronique réussi

La sécurisation du transfert des bulletins aux salariés.

arbre dans une main d'homme

La réduction de vos consommables et de votre empreinte carbone.

De surcroît, cette offre met à votre disposition ainsi qu’à celle de vos salariés un coffre-fort électronique. Ce coffre individuel est gratuit, accessible partout 24/7 et valable à vie. En complément, il comprend 10 Go de stockage personnel. Ce qui signifie que les salariés peuvent archiver d’autres documents importants tels que leur carte d’identité ou leur permis de conduire.

En parallèle, le coffre-fort est connecté au Compte Personnel d’Activité de chaque employé et les bulletins de paie sont stockés pour une durée de 50 ans à la Caisse des Dépôts et Consignation.

Sage Recouvrement de Créances (SRC)

Cette nouvelle solution full web, s’interface avec votre comptabilité et s’intègre nativement à la ligne SAGE 100Cloud. Elle est entièrement dédiée aux PME et vous offre une expérience utilisateur supérieure grâce à l’intuitivité de l’outil ainsi que son ergonomie.

SRC améliore votre trésorerie par la diminution des délais de règlement. Ce qui vous permettra ainsi de diminuer votre encours client de 50%. De plus, grâce à cette solution vous limiterez le temps passé à gérer vos suivis et vos relances, notamment en ayant une visibilité complète sur qui vous doit quoi. Enfin, cela vous permettra de préserver vos relations clients.

SRC fonctionne sur la base de 3 leviers primordiaux qui sont : la visibilité, la communication et la collaboration. Ce qui vous permet donc de :

Bénéficier d’une visibilité parfaite sur l’encours client grâce à un tableau de bord dynamique, un suivi détaillé par client et un scoring mauvais payeur.

Communiquer de manière structurée, qualitative et personnalisée en fonction du profil de vos clients.

Puis, collaborer facilement avec les commerciaux et la direction générale sur la situation de vos clients et les actions qui sont à réaliser.

Comme vous l’aurez compris, SRC est l’assurance d’une communication qualitative et exhaustive, qui permet d’améliorer votre trésorerie.

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    Signature bancaire

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    Déclarer la TVA

    Un quotidien pénible et sans valeur ajoutée, un suivi et un contrôle de la TVA indispensable, une justification des comptes pour l’encaissement, une déclaration automatisée, tant de difficultés souvent énoncées, rarement traitées…

    LES +

    • Automatisation de la TVA sur encaissement et état de justification
    • Déclaration automatisée sur impôts.gouv.fr
    • Contrôles nombreux et modifications possibles avant envoi