Vous entendez souvent l’expression « notes de frais » lors de discussions avec vos amis ou vos collègues. Cependant, vous n’êtes pas réellement familier avec cette notion et tout ce qu’elle pourrait impliquer. Peut-être que vous venez d’intégrer l’entreprise dans laquelle vous êtes et c’est la première fois qu’on vous demande de rédiger une note de frais. Cet article a pour but de vous aider à mieux appréhender ce concept grâce à sa définition, la règlementation qui l’encadre ainsi que les procédures qui lui sont associées d’un point de vue salariés.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Par définition, la note de frais est une facture sur laquelle vous faites apparaître l’ensemble des dépenses professionnelles que vous, salarié ou chef d’entreprise, avez engagé dans l’exercice de votre activité.
Donc, c’est un document que vous rédigez afin d’obtenir le remboursement des frais que vous avez avancés.
Vous pouvez, par exemple, y faire figurer des éléments liés aux frais de déplacement, ou encore des frais occasionnés lors de repas au restaurant.
La règlementation des notes de frais
Afin de pouvoir obtenir un remboursement de la part de votre entreprise, vous avez l’obligation de présenter une fiche de frais. Et vous devez l’accompagner de justificatifs (reçu de restaurant, facture d’abonnement téléphonique ou autre). En effet, ils attesteront de la réalité des dépenses engagées.
Pour ce qui est du temps avant le remboursement des notes de frais, la loi ne prévoit aucun délai particulier. Toutefois, l’entreprise se doit de respecter un délai qualifié de « raisonnable ».
Notez que la plupart des entreprises traite les notes de frais chaque fin de mois. Cela vous permet, en tant que salarié, d’obtenir votre remboursement en même temps que le paiement de votre salaire.
Du côté des modalités de remboursement, cela est propre à chaque employeur. Celui-ci a le choix entre trois solutions :
- Le remboursement des frais réels grâce à la présentation de justificatifs
- Le remboursement forfaitaire.
- Et, le paiement de certains frais par carte bancaire société, carte essence, ou autre.
En parallèle, une autre modalité existe aussi dans certaines professions comme celles du BTP. Dans ces cas, une déduction forfaitaire peut être appliquée directement sur le salaire.
Les formalités
La procédure d'une note de frais
En résumé, lorsque vous dépensez votre propre argent dans le cadre de votre activité professionnelle, vous devez réunir les justificatifs, comme ceux des frais de repas, qui sont associés à vos dépenses et en faire la synthèse dans une note de frais.
Ensuite, la note de frais et les justificatifs qui l’accompagnent doivent être remis au service comptable, en main propre ou de façon dématérialisée en fonction des habitudes de votre entreprise.
Après quoi, le traitement des notes de frais par le service comptable doit être fait dans un délai jugé raisonnable. Durant cette période, les notes de frais sont contrôlées avant validation. Puis l’entreprise procède à leur remboursement.
Enfin, le remboursement des notes de frais peut se faire soit sur votre bulletin de salaire, soit par l’émission d’un virement direct. Ce choix est propre à chaque entreprise.
Comment faire une note de frais ?
La loi ne régissant pas cet aspect, chaque entreprise est libre quant à sa façon de rédiger une note de frais. C’est pourquoi, elles doivent vous fournir un template afin de vous simplifier la tâche et de gagner du temps lors du traitement qui suivra.
En revanche, vous devez obligatoirement y faire figurer les éléments suivants :
- Le nom du salarié concerné par la dépense
- La date à laquelle elle a été effectuée
- Le montant des frais HT
- La TVA et les différents taux possibles
- La catégorie de dépense (transport, repas, logement, etc.)
- Et enfin, la raison de cette dépense.
Bien évidemment, vous fournissez les factures et tout autre justificatif attestant de la réalité des dépenses.
Des informations complémentaires peuvent également être exigées. Cela est notamment vrai pour des frais kilométriques pour lesquels vous devez indiquer :
- Le nombre de kilomètres parcourus
- Et les chevaux fiscaux de votre véhicule.
Ceci est également le cas lors d’un repas au restaurant avec des clients; les noms des invités doivent être renseignés.
Simplifiez vous la tâche
Il est vrai que la saisie des notes de frais peut se révéler être une perte de temps pour vous, salariés, puisque vous avez à détailler chacune de vos dépenses les unes après les autres. De plus, la gestion des notes de frais est fastidieuse et surtout très chronophage.
L’une des difficultés rencontrées réside dans la conservation des justificatifs, qui peut être problématique :
- Perte de votre justificatif,
- Ou encore, l’effacement de certains documents au fil du temps.
Actuellement, des solutions digitales comme N2F vous permettent de gagner du temps sur ces tâches à faible valeur ajoutée. Cette application fait de la saisie de vos notes de frais un jeu d’enfant.
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