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Se conformer aux obligations légales et/ou fiscales

Tout ce que vous devez savoir sur les notes de frais

By | Actualités générales, Se conformer aux obligations légales et/ou fiscales, Se conformer aux obligations légales et/ou fiscales, Commerce / Achats / Logistique / Marketing, Comptabilité / Finances / Contrôle de gestion, Paie / Ressources Humaines

Vous entendez souvent l’expression « notes de frais » lors de discussions avec vos amis ou vos collègues. Cependant, vous n’êtes pas réellement familier avec cette notion et tout ce qu’elle pourrait impliquer. Peut-être que vous venez d’intégrer l’entreprise dans laquelle vous êtes et c’est la première fois qu’on vous demande de rédiger une note de frais. Cet article a pour but de vous aider à mieux appréhender ce concept grâce à sa définition, la règlementation qui l’encadre ainsi que les procédures qui lui sont associées d’un point de vue salariés.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Par définition, la note de frais est une facture sur laquelle vous faites apparaître l’ensemble des dépenses professionnelles que vous, salarié ou chef d’entreprise, avez engagé dans l’exercice de votre activité.

Donc, c’est un document que vous rédigez afin d’obtenir le remboursement des frais que vous avez avancés.

Vous pouvez, par exemple, y faire figurer des éléments liés aux frais de déplacement, ou encore des frais occasionnés lors de repas au restaurant.

Femme qui fait le compte de ses factures

La règlementation des notes de frais

Afin de pouvoir obtenir un remboursement de la part de votre entreprise, vous avez l’obligation de présenter une fiche de frais. Et vous devez l’accompagner de justificatifs (reçu de restaurant, facture d’abonnement téléphonique ou autre). En effet, ils attesteront de la réalité des dépenses engagées.

Pour ce qui est du temps avant le remboursement des notes de frais, la loi ne prévoit aucun délai particulier. Toutefois, l’entreprise se doit de respecter un délai qualifié de « raisonnable ».

Notez que la plupart des entreprises traite les notes de frais chaque fin de mois. Cela vous permet, en tant que salarié, d’obtenir votre remboursement en même temps que le paiement de votre salaire.

Du côté des modalités de remboursement, cela est propre à chaque employeur. Celui-ci a le choix entre trois solutions :

  • Le remboursement des frais réels grâce à la présentation de justificatifs
  • Le remboursement forfaitaire.
  • Et, le paiement de certains frais par carte bancaire société, carte essence, ou autre. 

En parallèle, une autre modalité existe aussi dans certaines professions comme celles du BTP. Dans ces cas, une déduction forfaitaire peut être appliquée directement sur le salaire.

Les formalités

La procédure d'une note de frais

En résumé, lorsque vous dépensez votre propre argent dans le cadre de votre activité professionnelle, vous devez réunir les justificatifs, comme ceux des frais de repas, qui sont associés à vos dépenses et en faire la synthèse dans une note de frais.

Ensuite, la note de frais et les justificatifs qui l’accompagnent doivent être remis au service comptable, en main propre ou de façon dématérialisée en fonction des habitudes de votre entreprise.

Après quoi, le traitement des notes de frais par le service comptable doit être fait dans un délai jugé raisonnable. Durant cette période, les notes de frais sont contrôlées avant validation. Puis l’entreprise procède à leur remboursement.

Enfin, le remboursement des notes de frais peut se faire soit sur votre bulletin de salaire, soit par l’émission d’un virement direct. Ce choix est propre à chaque entreprise.

Une photo sur un smartphone montrant 2 collègues assis à une table

Comment faire une note de frais ?

La loi ne régissant pas cet aspect, chaque entreprise est libre quant à sa façon de rédiger une note de frais. C’est pourquoi, elles doivent vous fournir un template afin de vous simplifier la tâche et de gagner du temps lors du traitement qui suivra.

En revanche, vous devez obligatoirement y faire figurer les éléments suivants :

  • Le nom du salarié concerné par la dépense
  • La date à laquelle elle a été effectuée
  • Le montant des frais HT
  • La TVA et les différents taux possibles
  • La catégorie de dépense (transport, repas, logement, etc.)
  • Et enfin, la raison de cette dépense.

Bien évidemment, vous fournissez les factures et tout autre justificatif attestant de la réalité des dépenses.

Des informations complémentaires peuvent également être exigées. Cela est notamment vrai pour des frais kilométriques pour lesquels vous devez indiquer :

  • Le nombre de kilomètres parcourus
  • Et les chevaux fiscaux de votre véhicule.

Ceci est également le cas lors d’un repas au restaurant avec des clients; les noms des invités doivent être renseignés.

Simplifiez vous la tâche

Il est vrai que la saisie des notes de frais peut se révéler être une perte de temps pour vous, salariés, puisque vous avez à détailler chacune de vos dépenses les unes après les autres. De plus, la gestion des notes de frais est fastidieuse et surtout très chronophage.

L’une des difficultés rencontrées réside dans la conservation des justificatifs, qui peut être problématique :

  • Perte de votre justificatif,
  • Ou encore, l’effacement de certains documents au fil du temps.

Actuellement, des solutions digitales comme N2F vous permettent de gagner du temps sur ces tâches à faible valeur ajoutée. Cette application fait de la saisie de vos notes de frais un jeu d’enfant.

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Réalisez des économies grâce à l’externalisation de votre Paie

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Ces dernières années, la gestion de la paie s’est extrêmement complexifiée. C’est pourquoi, la volonté d’externaliser cette fonction connait une forte recrudescence au sein des TPE et des PME.

Selon le cabinet international NGA Human Resources, la France a la paie la plus complexe au monde. Cela est visible notamment par le nombre de lignes que comporte un bulletin de salaire.

Pourquoi externaliser votre Paie ?

Tout d’abord, en externalisant votre paie, vous gagnerez un temps considérable ainsi que de l’argent. A cela, s’ajoutera davantage de simplicité dans vos process et de fiabilité.

Effectivement, le retour sur investissement est important puisque le coût d’un bulletin de paie comprend :

Redaction fiche de paie

Le salaire du gestionnaire de paie.

ordinateur

Ensuite, le prix de la solution informatique.

Personnes attendant en salle d'attente pour entretien un d'embauche

Mais aussi, les frais de recrutement.

Remplacement de salarié

Ainsi que le remplacement en cas d’absence.

formation de collaborateurs

Puis, la formation.

Collaboratrice en train de réaliser une veille légale sur ordinateur

Et enfin, la veille réglementaire.

En ce qui concerne la veille réglementaire, de nombreux changements s’opèrent chaque année comme : le Prélèvement à la source (PAS), la suppression du Crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi (CICE), la fusion des caisses de retraite ou encore la modification des plafonds.

En prenant en compte les facteurs cités ci-dessus, l’externalisation de la paie permet une économie comprise entre 20 et 30%.

Ainsi, comme vous l’aurez compris, externaliser la paie de votre entreprise vous permet de rester entièrement focalisé(e) sur votre cœur de métier. Et cela, est la problématique à laquelle notre société souhaite répondre, afin de faciliter le quotidien de nos clients.

InovaGès comme partenaire de choix

Depuis 2006, nous vous accompagnons dans vos projets à l’intérieur de l’Hexagone, avec des agences implantées dans les villes de Lyon, Clermont-Ferrand, Dijon, Nevers, Saint-Etienne et Valence.

Nos 36 collaborateurs, dont 16 experts en Paie et Ressources Humaines, se donnent pour mission quotidienne de faciliter votre travail en vous permettant de vous consacrer pleinement à votre cœur de métier.

C’est pour cela, que lorsque la paie devient ingérable et trop chronophage pour vous, InovaGès devient votre interlocuteur unique pour réaliser vos bulletins et déclarations sociales (DSN). Notre équipe d’experts, suit et applique les nombreux changements de la législation sociale et des conventions collectives, grâce à une veille permanente.

Enfin, les valeurs qui nous animent : l’écoute, la confiance et le respect, nous permettent de créer des relations pérennes et de proximité avec nos clients. En effet, conserver l’aspect humain d’une société nous paraît essentiel.

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    Dématérialisation des bulletins

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    Que ce soit dans le but de répondre aux obligations légales et proposer à vos salariés leur bulletin de paie sous forme dématérialisée ou leur proposer cette facilité mais aussi optimiser votre process d’édition des bulletins, la dématérialisation vous concerne.

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    Simplifier votre veille légale et conventionnelle

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    Simplifier votre veille légale et conventionnelle

    La veille sociale et conventionnelle est un domaine souvent omis par beaucoup d’entreprise… Et pourtant les enjeux sont importants !

    LES +

    • Vous informer de toutes les modifications de vos conventions
    • Prendre en charge des modifications de vos paramétrages de paie pour répondre aux obligations des règles sociale
    • Rendre sereine votre vision des paies
    • Une excellente connaissance des particularités de chaque client

    Signature bancaire

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    L’Europe impose aux banques de passer à la signature électronique. Vous recherchez un outil multi banques, indépendant des groupes bancaires avec une mise en place rapide et maitrisée ?

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    Déclarer la TVA

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    Déclarer la TVA

    Un quotidien pénible et sans valeur ajoutée, un suivi et un contrôle de la TVA indispensable, une justification des comptes pour l’encaissement, une déclaration automatisée, tant de difficultés souvent énoncées, rarement traitées…

    LES +

    • Automatisation de la TVA sur encaissement et état de justification
    • Déclaration automatisée sur impôts.gouv.fr
    • Contrôles nombreux et modifications possibles avant envoi

    Sécuriser son système d’information

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    Sécuriser son système d’information

    Les outils informatiques sont devenus indispensables au fonctionnement des entreprises, malheureusement les attaques en tous genres se multiplient depuis quelques années. De la même manière, il devient également nécessaire d’apporter des réponses face à la fuite potentielle des données de l’entreprise. Enfin, il faut répondre aux exigences légales en matière de protection des données (RGPD).

    LES +

    • Sécuriser son SI face aux attaques externes
    • Sécuriser les communications sur internet
    • Sécuriser les accès à distance
    • Empêcher la fuite de données mises à disposition des collaborateurs
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