Aujourd’hui, la gestion des notes de frais est une tâche fastidieuse et chronophage. Elle représente un manque à gagner pour les entreprises et une perte de temps mensuelle importante pour les déclarants, les managers, les services administratifs et les dirigeants.
C’est pourquoi, nous avons décidé de commercialiser une nouvelle application mobile, N2F, disponible sous iOS, Android et version web. Cette solution vous permet de saisir vos notes de frais sur le vif, en moins de 10 secondes, en prenant une simple photo de vos reçus. Et cela, même sans réseau !
Le processus de validation des notes de frais
Le salarié saisit ses dépenses
Photographiez vos reçus et le scan intelligent s’occupe du reste. Il ne vous restera plus qu’à cliquer sur le bouton soumettre.
Son manager approuve ses notes
Grâce à un tableau de bord, le manager décide d’approuver ou non les notes du salarié, en fonction de la politique de frais de l’entreprise.
Le service comptable valide
Ensuite, le comptable vérifie, paie et intègre les notes à la comptabilité via une interface intuitive.
Le salarié suit sa demande
L’application N2F permet de suivre l’avancement de sa demande et de recevoir une notification, indiquant quand vous serez remboursé.
Les fonctionnalités de l'application
N2F est une solution ergonomique et intuitive, mettant l’accent sur l’expérience utilisateur. C’est pour cela qu’elle rend simple et ludique un process complexe. Les fonctions principales de l’application sont :
L’Extraction automatique de toutes les données de la photo grâce au scan intelligent : date, montant, devise, multi taux de TVA.
L’Intégration automatique des écritures comptables dans votre logiciel. N2F est compatible avec tous les logiciels du marché.
La Génération directe du virement SEPA de remboursement, si votre logiciel actuel le permet.
L’Application facile de votre politique de frais, par exemple le paramétrage de plafonds, afin d’optimiser les coûts.
Le calcul automatique de la TVA récupérable selon les dispositions légales. L’application s’adapte à vos besoins pour chaque catégorie de dépense et gère les règles spécifiques au carburant.
Le calcul automatique des indemnités kilométriques, grâce aux barèmes fiscaux ou personnalisés. L’application intègre Google Maps et la gestion de vos véhicules.
L’Approbation des notes de frais se fait selon un workflow paramétrable et conditionnel.
Les atouts de l'application
100% made in France, l’application a été développée en région Auvergne-Rhône-Alpes.
Une solution agréée, par un expert indépendant et une avocate spécialisée.
Outil international, puisque N2F est disponible dans 11 langues et 170 devises.
Economie substantielle, grâce au temps gagné au sein des différents services.
Archivage à valeur probante (en option), pour dématérialiser totalement le process.
