Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ? et à quoi ça sert ?
Le logiciel de paie est une solution informatique destinée aux professionnels, installée sur votre ordinateur ou accessible en ligne dans sa version SaaS, qui produit vos bulletins de paie et se charge de vos déclarations sociales.
Cet outil vous permet de gérer et d’automatiser vos processus RH. Il vous garantit une meilleure gestion des salariés, de l’entrée du collaborateur à sa sortie : préparation des paies, gestion des salariés, absences et congés, paiements aux employés.
Les options qui s’offrent à vous en matière de gestion de la paie
Aujourd’hui de nombreuses solutions existent sur le marché, ce qui vous permet de sélectionner le logiciel qui s’harmonise à la structure de votre entreprise et répond à vos besoins réels du quotidien.
Logiciel en mode licence, logiciel en mode SaaS, logiciel simplifié, méthode de distribution des bulletins et de conservation, les points suivants vous aideront à y voir plus clair.
Le logiciel de paie en mode licence
Si vous optez pour un logiciel de gestion de la paie en mode licence, il sera installé en local sur votre ordinateur. Cela vous permet d’y avoir accès depuis votre ordinateur professionnel.
Pour ce type de logiciel, vous retrouverez des solutions telles que :
- Sage 100 Paie & RH, le logiciel qui s’adapte aux entreprises allant de 20 à 200 salariés et qui vous aide à réaliser facilement vos fiches de paie, ainsi que vos déclarations sociales.
- Ou encore Sage 100 Suite RH, qui simplifie la gestion de votre paie et optimise la gestion de vos ressources humaines.
Le logiciel de paie en ligne
Dans le cas où vous choisiriez un logiciel de paie en mode SaaS, votre paie sera traitée depuis une plateforme web sécurisée. De cette façon, vous obtenez un accès constant à votre logiciel, que vous soyez au bureau, chez vous ou en déplacement. La seule condition est alors de disposer d’une connexion Internet.
La dématérialisation des processus RH est devenue l’un des grands enjeux de cette année pour les entreprises qui ne l’avaient pas fait auparavant. En effet, les logiciels RH en ligne vous procurent davantage de mobilité lorsque le télétravail est de mise.
Les éditeurs de logiciels proposent généralement une version web de leur logiciel pour s’adapter aux nouvelles habitudes de la société. C’est notamment le cas pour Sage avec ses logiciels dédiés à la paie et aux ressources humaines et pour EBP avec sa gamme Open Line.
Les logiciels simplifiés
Vous avez également la possibilité de vous tourner vers le bulletin de paie simplifié, grâce à des logiciels en ligne de paie collaborative. Ces logiciels tout-en-un vous aident à maîtriser vos coûts, à augmenter votre mobilité et à gagner en sérénité grâce à l’intégration des conventions collectives et les mises à jour en temps réel.
L'externalisation de sa paie
Lorsque la paie devient trop ingérable pour vous, vous avez la possibilité de la confier à des experts qui s’en chargeront à votre place. D’ailleurs, cette demande a connu une vraie recrudescence auprès des TPE et PME françaises au cours des dernières années.
En vous libérant de cette charge, vous vous libérez également :
- Du salaire du gestionnaire de paie
- Du prix du logiciel de paie
- Du temps passée sur la veille réglementaire.
Méthode de distribution et conservation
Après avoir choisi la solution qui convient le mieux à votre entreprise, vous devez aussi penser à la façon dont vous allez distribuer les bulletins de paie à vos collaborateurs.
Bien que le bulletin papier soit encore très répandu au sein des entreprises, ce n’est plus la solution que nous vous recommandons. Pour cause, ils sont souvent égarés par les collaborateurs et anciens salariés, et doivent alors être réédités.
Pour une digitalisation complète de vos processus RH, optez pour le bulletin de paie numérique avec la solution TEDD.rh, qui vous permet de distribuer les bulletins de vos collaborateurs, et tout autre document RH, par voie électronique de façon totalement sécurisée.
De plus, cette solution dispose d’une liaison avec le coffre-fort numérique Digiposte. Ce coffre en ligne offre à vos salariés un espace de stockage personnel à vie, et la conservation de leurs documents y est garantie pendant 50 ans.
Quelle solution pour votre entreprise ?
TPE
Privilégiez un logiciel de paie simplifié. Ce type de logiciel vous fera gagner du temps au quotidien. Il vous permettra également de rester en conformité grâce aux mises à jour légales et conventionnelles automatiques. Enfin, vous gagnez en sérénité grâce aux sauvegardes sécurisées.
PME
Le choix de votre logiciel dépendra surtout de la structure de votre entreprise et de votre budget. Par exemple, choisir une solution en ligne vous permettra d’économiser en temps et en argent, au moment de l’installation et de la maintenance de votre outil.
En matière de paie, les logiciels Sage restent une référence pour les PME. En optant pour une solution Sage, vous bénéficiez de l’expertise de nos consultants Sage paie dès le choix de votre logiciel, grâce à notre service d’hotline internalisée.
Distributeurs de logiciels à destination des petites et moyennes entreprises, les experts-métier InovaGès vous accompagnent dans vos projets paie. Revendeur et intégrateur de paie, nous accompagnons les entreprises qui souhaitent mettre en place un logiciel pour gérer les paies en interne ou changer leur ancienne solution. En choisissant InovaGès, vous faites le choix d’un prestataire de paie local qui se tient au plus près de vous.
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