Banque en ligne, téléconsultation, courses sur Internet, … aujourd’hui le digital occupe une place à part entière dans notre quotidien. C’est pourquoi on peut parler d’une véritable « vie numérique« . Et c’est en quelque sorte ce que la crise sanitaire a confirmé, voire même accentué. Le quotidien d’internaute n’est plus uniquement lié à la sphère privée, mais s’étend bien au-delà. En effet, il est même devenu essentiel au sein des entreprises, qui l’intègrent de plus en plus dans leurs différents processus internes. Ainsi, la transformation digitale des métiers est dorénavant l’un des enjeux majeurs des sociétés en 2022. Ces nouveaux enjeux concernent les entreprises de toutes tailles, mais plus particulièrement les TPE et PME.
Dans cet article nous parlerons d’un sujet qui touche plus spécifiquement les ressources humaines. Bulletins de paie, documents RH, stockage sécurisé, Digiposte est le coffre-fort RH par excellence.
Digiposte, le coffre-fort numérique
Digiposte c’est quoi ? C’est le coffre-fort numérique, gratuit, réalisé par La Poste. De manière plus concrète, Digiposte vous offre un espace personnel sécurisé, qui est indépendant de l’infrastructure de votre entreprise. Le coffre La Poste accompagne les salariés tout au long de leur vie active. De ce fait, il les suit même après avoir changé de société ou effectué une reconversion professionnelle. De plus, il est un allié de taille pour les RH qui mettent à disposition de leurs salariés tous les documents utiles. Votre coffre-fort La Poste peut s’utiliser depuis n’importe quel support disposant d’une connexion Internet grâce à sa version web : ordinateur, tablette, smartphone. A cela s’ajoute également une application mobile, qui vous permet d’y accéder rapidement depuis le menu de votre smartphone.
Grâce au coffre-fort numérique, les salariés reçoivent leurs bulletins de salaire directement dans leur espace Digiposte. Ils peuvent ainsi gérer en toute simplicité leur vie administrative. Notez que la réception des documents RH dans les espaces personnels tels que les bulletins de paie, les notes d’informations, … se fait de façon complètement automatisée. Et puisque cette plateforme est entièrement à la disposition des salariés, il est tout à fait possible d’y ajouter des documents personnels manuellement. Cela peut se faire en y important des documents comme en utilisant le scanner mobile intégré.
Quels sont les bénéfices pour le service RH ?
- Le coffre-fort digital vous libère des tâches à faible valeur ajoutée, puisqu’il vous permet de dématérialiser tout type de documents RH. Ces documents peuvent être des bulletins de paie, une charte informatique ou encore le règlement intérieur de votre entreprise.
- Plus besoin de rééditer plusieurs fois le même document pour les salariés, ou anciens salariés, qui les auraient égarés puisque tout est déjà dans leur coffre-fort numérique sécurisé.
- Quant aux salariés, vous leur offrez des outils supplémentaires et pertinents, qui leur seront utiles dans leur vie de tous les jours.
- Enfin, en tant qu’expéditeur, vous êtes certifiés par le Groupe La Poste, ainsi que le bulletin que vous envoyez, comme étant conformes. De ce fait, la version numérisée des documents a la même valeur que la version papier.
Pour en savoir davantage, nous vous invitons à consulter le livre blanc sur le déploiement du bulletin de paie numérique.
Et quels avantages pour les salariés ?
Vous avez accès à un espace entièrement personnel, auquel ni votre entreprise, ni Digiposte n’auront accès. Vous en êtes le propriétaire, vous l’utilisez en toute sécurité et la protection de vos données personnelles est assurée en accord avec les normes RGPD.
De plus, vous bénéficiez d’une gamme de services étendue qui simplifie votre quotidien administratif : factures, avis d’imposition, carte nationale d’identité, etc. La plateforme garantit la conservation de vos documents 50 ans, pour faciliter vos démarches. Par exemple, lors d’un départ à la retraite, vos bulletins de paie sont accessibles en un clic et demeurent conformes.
Contrairement aux documents papiers, vos documents numériques sont réceptionnés rapidement et de façon automatique. Grâce à la dématérialisation, vous y avez accès 24/7, ils sont archivés dans un espace sécurisé et accessibles depuis tous vos supports disposant d’une connexion Internet. Finalement vous transférez vos documents numériques facilement (famille, notaire, banquier) et en toute sécurité.
TEDD.RH, la plateforme de dématérialisation associée à Digiposte
Maintenant que vous en savez plus sur le coffre-fort numérique Digiposte, pourquoi ne pas aller plus loin en découvrant la solution qui dématérialisera tous vos documents RH ? TEDD.RH est une solution SaaS, qui automatise le dépôt des bulletins de paie depuis votre logiciel dédié (Sage, EBP, Silae, Cegid, etc) et les distribue à vos collaborateurs en multicanal.
TEDD.RH
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Nos collaborateurs se tiennent à votre disposition et vous conseillent en matière de dématérialisation RH. Pour être rappelé(e) par l’agence la plus proche de chez vous, remplissez le formulaire de contact et notre équipe prendra en charge votre demande.
